公司網址Email申請教學Google Workspace申請Email

開公司一定要開設公司電郵,因為擁有商業email能夠展現團隊的專業性,可是不少人對開設公司電郵感到困擾。

今天,我會和大家分享如何用你自己的網址,建立電郵,讓你可以接收和寄Email,並學習一些相關的Technical 知識。

這篇「公司網址Email申請教學 - Google Workspace申請Email」將讓你學會:

  • 接收和寄Email的基本概念
  • 如何設立公司網址的Email
  • 如何避免Email落Spam Box
  • 如何測試Spam Score
  • 如何設定Gmail Email Alias

看完這篇教學後,你應該可以很有信心地,為你自己或是你的客人,設立公司網址的Email!

準備好了嗎? 我們開始吧!

接收和寄Email的基本概念

接收和寄Email,是需要一個Email Server的。接收Email:我們稱為Incoming mail Server(IMAP);寄Email:我們稱為Outgoing mail Server(SMTP)。

如果是正常的一個郵箱,當然是Incoming和Outgoing 也要設立好,因為你既要收郵件,也要寄郵件。但是有一些情況,你只需要Send Email就可以,例如:網站上的Email通知功能,又或是Email Marketing,那麼你只需要設立 Outgoing Mail Server 就可以了。

Incoming Mail Server,大概是這樣的,我以Gmail 的為例:

URL: imap.gmail.com

Port: 993

Username:

Password:

URL 就是網址,就好像你家的地址;Port 就像你家中的一道門,每道門有不同的功用。這裡就是使用993這一道門;Username 和 Password 就是你登入的Email 和 password。

而 Outgoing Mail Server,大概是這樣的:

URL: smtp.gmail.com

Port: 465

Username:

Password:

同樣,也是有URL,Port,Username和 Password。

如果你是用Gmail 的話,通常人們都是用Web版的,所以你不用設定以上的這些東西。手機版的話,通常也已有Gmail 的APP,你也不用設定以上的東西

如果你用其他的Email Client,例如Outlook,那麼你就需要在軟件中填上以上Incoming Mail Server 和Outgoing Mail Server的資料,那麼你的Outlook才可以接收和寄Email。

如何設立公司網址的Email

1.購買Gmail Business

如果你要設立公司網址的Email,你需要一個Incoming和Outgoing Mail Server。我推介使用的是Gmail Business,原因:

穩定性高

因為它的穩定性是最高的。它的價錢雖然用點貴(要USD6/ 每User),但為了確保Email能寄到客戶的Inbox上,貴一點也沒有所謂。

我曾試過用一些較便宜的Email Server, 它的穩定性真的差了點,有時郵件還會掉在客戶的垃圾郵件(Spam Box)裡,因此我不推介。

支緩人數多

另外,雖然是USD6/ 每User,但每User是可以支援最多30個Email帳號,也就是Email Alias。比方說,你有:

info@xxx.com

contact@xxx.com

jack@abc.com

如果以上的帳號,都是由你,同一個人去管理,你就可以把它們全都放在同一個帳號的Email Alias內。你只要付USD6 就可以了。

如何申請Gmail Business?

要申請Gmail Business,你可以到這個網址申請: https://workspace.google.com,填妥基本資料及你的網站資料,便完成註冊了!(注意:刪掉你網站的http://)

申請途中,它會要求你從Domain Provider中,登入你的Domain。如果這個方法驗證失敗,或是你的Domain Provider不在Gmail的List上,你可以在你的DNS Panel上,加入以下的MX Record: https://support.google.com/a/answer/140034?hl=en,就可以了。

*如果你沒有聽過MX Record,也不用擔心。MX Record是告訴你網址Email Server應指到哪裡。它其實就是像這樣的一堆Record,你也不用太管是什麼,都放到DNS Panel中,那麼你的Email 就可以用了。

你可以參考以下例子:

加了MX Record後,便獲得驗證碼(verification code),把這個code複製至points to,然後click save,便完成了。

最後,回到Gmail Business的page,然後click Verify Email。

其實你只要在DNS上加上MX Record,基本上你的Email已經可以寄和接收Email。但如果你想你的Email更會去到別人的Inbox,你還要設定2樣東西:SPF和DKIM。要如何設定呢?我們來看看下一步吧!

如何避免Email落Spam Box

要避免Email掉落Spam Box,是一個很大的學問。我會分開兩部分來探討。第一部分,是你的Email Server有沒有正確的設定好。第二部分,則是你Email的內容。

在設立Email Server時,其實你只要在DNS上加上MX Record,基本上你的Email已經可以寄和接收Email。但如果你想你的Email更會去到別人的Inbox,你還要設定2樣東西:SPF和DKIM。

1.加入SPF

SPF是Email的驗證機制。其實就是在你的DNS加一個TXT Record,例如: v=spf1 include:_spf.google.com ~all就可以了。

在這裡,系統自動幫我加入SPF。

若你發現沒有這條record的話,就可以到這個網站: https://support.google.com,copy and paste TXT Record到GoDaddy的DNS管理那裡。

2.設定DKIM

DKIM是另一個加密驗證機制。你可以在你的Gmail中按一下生產DKIM,然後也是有一堆TXT Reocrd,加到你的DNS Panel就可以了。

注意:在開啟Gmail後,你必須等待24-72小時,才能加入設定DKIM。

等了兩天後,我們首先進入 admin.google.com,然後click apps,選擇workspace,再按gmail。

下一步,click Authenticate email,然後按generate new record。

接下來,你就可以把TXT record copy and paste至GoDaddy 的DNS那裡。最後,回到Gmail Business,click Start Authentication便完成了!

做好設定後,我們就可探Email的內容了。

3.內容

正常的話,如果你的Emai理應是沒有問題的,但如果你的Email內容是HTML格式的Marketing 電郵,以下的情況都會影響你的Delivery Rate:

  • 電郵太長
  • 使用不當/太多HTML語法
  • 太多圖片
  • 附件太大/不當

做好以上步驟後,下一步我們可以測試Email的Spam Score。

有關創業,你可以參考延伸閱讀:創業例子(香港篇)-3個步驟, 建立一家活動公司

如何測試Email Spam Score

當你把所有東西都設定好後,等24-48小時,然後我們可以到mail-tester https://www.mail-tester.com,看看我們Email的Spam Score。

我每次有一個新網址的Email,都會把Email Send到這個工具看一看,確保設定都正確。如果你有些東西設定不當,它也可以跟你說哪裡設定錯了,以及對應的改善方法。

首先,我們copy mail-tester的email,然後嘗試send email至mail-tester。

完成後,你便可以回到mail-tester的網頁,click check your score一鍵,詳細的報告與分數便會出現在熒幕上,看看有沒有甚麼改善的地方。

完成測試後,我們可以加一些alternate email。

如何設立Gmail email alias

如果你的email alias是另一個domain,你要回到admin.google.com,就可以在這個位置加入其他domain。

如果我現在不是其他domain,還是jack-lora.com,但我現在想加入contact@jack-lora.com,那要怎樣做呢?你可以回到admin.google.com,然後click users。

再click自己賬號(不要click add new user,因為這樣便要收費),你會找到一個位置Alternate email address。

進入Gmail後,按settings,然後click see all settings。

在send mail as 一欄,有一個button是add another email address。最後,你可以嘗試send email來測試是否成功。

這樣一個用戶(user)也能管理不同的email address。

常見問題

我可以自己建立Email Server嗎?

看到這裡,你可能會問,我可以找一部空的Server,自己來建立Email Server嗎?

答案是可以的,但我不會建議你這樣做。

即使你所有的設定都做對,你發出的Email也會掉到Spam Box的。因為Email Server的IP需要Warm Up的,也就是你要寄出一定數量的Email,IP才會慢慢Warm Up,最後可以寄到別人的Inbox裡。

因此,你還是乖乖地使用大公司,例如Gmail的Email Server吧!這個Email Server的錢是省不掉的!

結語

好了!以上就是公司網址Email申請的教學,希望對你有用!

你也可以觀看《我的公司網址Email申請教學 + Mail Server的Technical知識》:

如果大家有甚麼問題,歡迎email與我討論!

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